Comment structurer une formation

C’est bien entendu la situation qui semble idéale : c’est vous qui dirigez les opérations et qui avez choisi quel sera le contenu de la formation. Vous pouvez agir pour le compte d’un centre de formation, donc en sous-traitance, mais vous pouvez aussi avoir réuni vos propres clients. Seul maître à bord, vous êtes aussi seul responsable en cas de problème. Il est donc primordial que votre session se déroule parfaitement. Voyons cela par le détail :

Comment organiser votre session de formation

La phase de préparation

La première chose à connaître, ce sont vos apprenants. Quelles sont leurs attentes par rapport à cette formation ? Quelles sont leurs connaissances en rapport avec elle ? Vous n’allez pas animer votre formation de la même manière pour une personne qui souhaite une vue globale sur le contenu de cette formation ou pour une personne qui veut approfondir certains points précis.

Ma solution personnelle qui me permettait de m’adapter à tous les types de situation : je disposais de supports de formation constitués de modules indépendants. Une demi-journée de formation pouvait comprendre 3 à 4 modules indispensables et 1 à 2 modules optionnels que je proposais selon les situations. Cette méthode est très pratique : elle permet de choisir, dans la phase de préparation, quels seront les modules qui seront les plus adaptés au profil des apprenants de votre session. Chaque module est calibré pour durer un temps précis et pour aborder des notions bien délimitées. Voyez cela comme les wagons d’un train : selon les besoins, votre train comportera plus ou moins de wagons, lesquels seront agencés dans un ordre déterminé par avance.

L’accueil

C’est le moment où vous faites connaissance avec vos apprenants. Prenez le temps de noter leurs noms (à vous de voir si vous les appelerez ou pas par leurs prénoms, mais évitez soigneusement le tutoiement, sauf s’il est considéré comme naturel par tous les participants). Point important : une fois la glace rompue et les personnes installées, faites-leur remplir la feuille de présence. Elle valide leur présence, souvent par demi-journée. Il est préférable de la faire signer AVANT de démarrer la demi-journée de formation, pour éviter les oublis dus à un départ précipité à l’heure du repas ou du retour à la maison.

Les premières heures de formation

Les gens vont vous jauger, prendre leurs marques, s’adapter plus ou moins bien à votre style, révéler leurs principaux traits de caractères. C’est durant cette phase qu’il vous faudra détecter les éventuels problèmes et y réagir avant qu’ils ne dégénèrent (ex: personne avec un niveau non adapté à la formation, problème de matériel ou de logiciel, difficultés de compréhension, etc.). Si vous êtes missionné par un centre de formation, n’oubliez jamais que vos apprenants vous noteront en fin de formation (parfois sans avoir osé exprimer leur ressenti face à vous) et qu’un résultat trop négatif peut aller jusqu’au litige commercial avec votre prescripteur.

La pause

Indispensable ! Une pause le matin et une l’après-midi, au minimum. Pause-pipi, pause-cigarette, pause-portable… Chacun à de bonnes raisons pour demander un break. Établissez dès le début de la formation des règles strictes pour les horaires et la durée des pauses, si vous ne voulez pas que chacun se mette à entrer ou sortir de la salle quand bon lui semble !

Le repas de midi

Vous n’êtes pas obligé de déjeuner avec vos apprenants, surtout si vous craignez qu’ils n’en profitent pour vous bombarder de questions, mais je vous recommande fortement de le faire, ne serait-ce que pour mieux comprendre leur façon de penser, leurs attentes et parfois pour en apprendre un peu plus sur leur entreprise et sur d’éventuels autres besoins de formation. C’est souvent ainsi que j’ai pu décrocher de nouvelles prestations et j’avoue que j’alliais alors le plaisir au travail car les relations humaines sont un des aspects les plus plaisants de ce métier.

La dernière journée de formation

C’est la phase durant laquelle vous devez ajuster le rythme et le contenu de la formation pour être sûr d’avoir réalisé tous les points définis au départ de la prestation. Attention aux contraintes de départ de certains apprenants devant attraper un avion à la dernière minute !

Il faut aussi prévoir une plage de temps réservée aux questions des apprenants : cette étape vous permettra souvent de faire tomber certaines incompréhensions ou de creuser plus en profondeur certains points qui paraissent importants aux yeux des membres de votre groupe. Un formateur expérimenté a souvent tendance à trouver facile des fonctionnalités qu’il connait depuis des années et oublie que la personne face à lui ne peut avoir cette expérience. A vous de vérifier que tous les points importants de votre formation ont bien été assimilés. Cela peut passer par la réalisation d’exercices spécifiques ou même d’un QCM, moyen ludique d’évaluer le niveau de chacun.

La fin de la formation

Même s’ils ne sortiront pas leur mouchoir au moment des adieux, vous rencontrerez fréquemment des gens souhaitant conserver vos coordonnées, par exemple parce qu’ils souhaitent effectuer une autre formation avec vous. Attention à la déontologie : si vous avez effectué votre formation pour le compte d’un centre de formation, vous ne pouvez pas court-circuiter votre client en transmettant vos coordonnées à l’un des participants, sauf à vouloir vous fâcher définitivement avec ce centre (tout se sait rapidement dans ce petit monde fermé qu’est la formation professionnelle). Pour vous sortir de cette situation délicate, expliquez simplement que le centre fera de toute façon appel à vous pour toute nouvelle demande de formation. Si la demande concerne une prestation non prévue dans le catalogue du centre, vous pourrez alors proposer vos propres prestations sans aucun remords.

Vérifiez bien que chaque participant a complété la fiche d’évaluation (certains centres font cette formalité ultérieurement, pour éviter que le formateur ne puisse savoir qui a complété telle fiche) et qu’il a noté ou récupéré les éventuelles sources d’information utilisées lors de votre prestation (sites web contenant des ressources utiles, coordonnées de livres intéressants, etc.).

Arrangez-vous (si vous ne pouvez avoir les fiches d’évaluation) pour savoir si chacun a apprécié ou non la formation et quelles suggestions, critiques ou remarques il souhaite faire sur elle. C’est une phase indispensable si vous souhaitez améliorer la qualité de vos prestations.

Il est préférable d’éviter d’autoriser la sortie prématurée d’un participant (sauf avion ou train à attraper) pour que la fin de votre formation ne se termine pas prématurément dans le désordre.