Documents indispensables

Les documents indispensables

Plusieurs documents doivent vous être fournis avant, pendant et après la prestation de formation. Nous allons vous les présenter un par un. Attention : ce dossier a été fait en janvier 2014 et la réglementation est susceptible d’évoluer.

La convention de formation

c’est LE contrat entre le donneur d’ordre et le prestataire.

Il doit comporter la raison sociale et les coordonnées du prestataire et de son client. Il doit détailler le nom de la prestation, sa durée, son prix, son contenu précis, le lieu où la prestation est effectuée, la durée journalière de la prestation, le tribunal compétent en cas de litige, le numéro d’agrément de formation du prestataire.

Bien évidemment, il doit être fait en deux exemplaires, chacun étant signé par les deux parties.

Ce document servira de base pour l’étude d’un éventuel litige.

Le programme pédagogique

Ce document décrit toute la prestation : son contenu, sa durée, ses objectifs, les outils et moyens utilisés, le prérequis… Voyons cela plus en détail :

Contenu du programme

Si la formation se déroule sur plusieurs jours, le programme doit détailler, jour par jour, ce qui sera abordé durant le stage.

Le formateur sera tenu de suivre ce programme ou de vous avertir des changements apportés en les justifiant.

Vous pourrez même refuser les changements proposés s’ils sont trop éloignés de votre projet initial. (J’ai déjà connu des formations qui avaient subitement changé, au prétexte qu’un appareil était tombé en panne par exemple).

Prérequis

Le programme doit comporter un prérequis qui précise si le stagiaire doit avoir des connaissances préalables pour aborder la formation, et lesquelles. Ceci permet évidemment d’éviter à un stagiaire de se retrouver dépassé durant la formation, ou au contraire de se rendre compte un peu tard qu’il maîtrise déjà les notions abordées.

Objectifs de la formation

Cette clause du programme pédagogique doit indiquer clairement quel niveau doit être atteint à l’issue de la formation; ce que le stagiaire pourra maîtriser ou au contraire ce qu’il ne pourra atteindre, faute d’une formation complémentaire. Exemple : une formation en initiation à Photoshop d’une seule journée ne pourra permettre de maîtriser la totalité du logiciel. De plus, ce n’est pas parce que vous saurez utiliser certaines fonctionnalités que vous serez devenu infographiste professionnel à l’issue de cette formation.

Outils et moyens utilisés

Si votre formation nécessite l’utilisation d’un outil spécifique (une version précise d’un logiciel par exemple), ceci devra être spécifié. Vous n’aimeriez sans doute pas voir votre formateur vous faire gentiment une formation sur Word 98 alors que vous êtes justement venu pour apprendre Word 2013 et ses nouveautés 😉

Idem pour les moyens : une formation pour plus de 10 personnes nécessitera probablement l’emploi d’une video-projection. Pas question qu’elle soit en panne justement lors de la formation…

Document officiel

Le programme pédagogique n’est pas un simple bout de papier indicatif. Il engage l’entreprise (ou le formateur). Il doit donc comporter l’en-tête du prestataire ainsi que ses coordonnées légales. Dans l’idéal (et dans le cas d’une demande de financement préalable), il doit être signé par le responsable de l’entreprise, ce qui équivaut à un “bon pour accord”. N’oubliez pas que ce document vous sera précieux en cas de litige avec votre prestataire.

La feuille de présence

Pour le formateur, c’est le document qui permet de prouver que chacune des personnes inscrites à la session était présente, chaque jour de la formation, et qu’elle a bien suivi la prestation.

Ce document doit comporter le sigle et les coordonnées du prestataire. Il doit également comporter le nom, prénom, nom d’entreprise de chaque participant, lequel signera chaque journée (parfois par demi-journée) de prestation. Généralement, ceci est fait sous forme de tableau, avec une ligne par stagiaire et une colonne par journée.

Nous vous laissez pas entrainer à signer par avance tous les jours de formation (déjà vécu, là encore). Vous ne savez pas de quoi sera fait le futur : vous pouvez avoir un empêchement de dernière minute et le formateur… aussi !

Evitez également les petits arrangements consistant à signer à la place d’un collègue. Pensez que c’est ce document qui déclenche et justifie la facturation de la prestation.

ATTENTION ! Si vous êtes formateur, ce document est indispensable pour prouver la réalisation de votre prestation. Conservez un exemplaire comportant toutes les signatures et, si possible, les coordonnées des stagiaires. En cas de litige avec le donneur d’ordre, cela vous sera très utile.

Le devis de formation

Si vous avez opté pour une formation financée par un organisme (exemple par un OPCA), celui-ci demandera plusieurs documents à lui fournir AVANT la prestation pour en étudier le financement. Le devis fait partie de ces documents, au même titre que le programme pédagogique. A défaut du devis, la convention de formation peut suffire à justifier le prix.

Le numéro d’agrément de formation

Ce numéro est fourni par la préfecture dont dépend le prestataire. Il n’est en rien une reconnaissance de qualité ou de professionnalisme. Ce numéro est délivré à chaque entreprise effectuant des formations. Il s’agit d’une déclaration que doit faire le prestataire pour s’inscrire et se faire identifier par l’Etat.

A la suite de cette inscription, le prestataire devra rendre des comptes annuellement à l’Etat en remplissant un bordereau dans lequel il indiquera quelles formations il aura effectuées dans l’année, à qui, combien de temps, etc.

Pour l’anecdocte, sachez que c’est à partir de ce document que l’INSEE établit de belles statistiques et que personne, à ma connaissance, ne prend le temps de vérifier la totalité des informations fournies par les organismes de formation dans ces bordereaux…

Ce numéro doit être présent sur les documents officiels fournis par votre prestataire (devis, programme de formation, feuille de présence, etc.)

Si vous êtes prestataire et que vous n’avez pas encore ce numéro, vous pouvez réaliser une première facture avec votre première prestation, mentionner “numéro d’agrément en attente de délivrance” sur la facture, remplir le dossier d’inscription fourni par la Préfecture et attendre qu’elle vous délivre le numéro. Vous pourrez ensuite refaite la facture à votre premier client en y ajoutant le précieux numéro.

Le compte-rendu de formation

Ce n’est pas un document indispensable mais quasiment tous les centres de formation vous demandent de bien vouloir donner votre avis sur la prestation effectuée. Ceci pour une raison simple : le formateur est quasiment tout le temps un prestataire embauché par le centre de formation pour l’occasion et le centre tient à s’assurer que la prestation était de qualité.

Si vous avez des griefs à formuler, n’oubliez pas de bien distinguer ce qui est du ressort du centre de formation et ce qui est de la responsabilité du formateur. Il est souvent salutaire de discuter de ces points avec le formateur avant de faire remonter vos griefs dans ce document. Sauf si le formateur n’a pas été à la hauteur, bien entendu. Et là encore, j’en ai vu des belles dans ma carrière !