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Interview de
Georges Grigliatti

formateur en comptabilité et membre du réseau Intras Consultants.

Le parcours professionnel d'un formateur dans la formation comptable...

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Externalisation de la relance

Est-il opportun d’externaliser tout ou partie de la fonction crédit ?

L’externalisation ou gestion déléguée est le « transfert de tout ou partie d’une fonction , incluant le personnel et le matériel , à une tierce personne (prestataire) en échange d’une garantie de qualité de service à un coût défini et compétitif »

Les multiples expériences et cas traités par le cabinet TRIADE , font ressortir que l’externalisation de la relance des factures peut aussi bien être totalement déléguée ou partiellement sous-traitée.

Les entreprises qui ont à gérer un fichier clients actifs de 200 à 500 comptes confient en général la totalité de la relance au prestataire.
(Activités transports, fournisseurs des CHR, cabinets d’avocats, experts comptables,…)
Les entreprises qui ont un fichier clients actifs supérieur à 500 et au delà (10.000 à 20.000 comptes clients) conservent en interne la gestion des clients dits stratégiques (loi Pareto) et confient au prestataire extérieur 80% du fichier , le plus souvent par une insuffisance de ressources internes aussi bien en quantité qu’en qualité.

La délégation partielle permet de conserver le contrôle du processus.
Il faut aussi être réaliste: le poste clients est un des rares postes de l'actif du bilan pour lequel un action de suivi et de relance apporte des résultats visibles dans des délais relativement courts (1 à 2 semaines).
Les aspects qualitatifs de l'externalisation: satisfaction clients, relationnel avec les équipes en place et quantitatifs: réduction des retards, amélioration de la trésorerie… sont deux juges impartiaux d'une action de qualité.

Quelles doivent-être les réflexions au préalable ?

L’opportunité de la décision d’externaliser tout ou partie sera fonction de plusieurs critères d’appréciation liées à la stratégie de la gestion du poste clients :

a) Se recentrer sur son cœur de métier qui dégage la plus forte valeur ajoutée et focaliser les ressources humaines et capitalistiques sur les activités clés de l’entreprise.

b) Baisser les coûts opérationnels de traitement et de gestion administrative tout en maintenant un niveau de performance de qualité.
c)Accéder à une expertise externe associée souvent au faible niveau de qualification des personnels affectés à la relance ou en nombre insuffisant eu égard le volume à traiter.

d) Flexibilité : les entreprises semblent avoir une double attente vis à vis de leur prestataire externe : une adaptation aux évolutions de leur marché (changements comportementaux payeurs et profils payeurs en perpétuelle évolution) et de leurs besoins (logiciels de gestion de relance adaptée, modulaire et évolutif)

e) Si possible et en fonction de certaines situations, commencer par une expérience d’externalisation sur site, puis dans un second temps, opter pour une externalisation hors site. Cette application pragmatique a le mérite de ménager une phase de transition pour les ressources humaines.

Formation relance des factures impayées

 

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