Interview de Céline Jouxtel par Intras Consultants

“Gérer son temps et ses priorités », n’est-ce pas quelque chose d’évident pour la plupart d’entre nous ? Cela ne fait-il pas déjà partie des compétences de tout professionnel en poste ? Cela nécessite-t-il vraiment une formation ?

La vie professionnelle est aujourd’hui moins confortable qu’elle pouvait l’être il y a quarante ans. Les entreprises et les organisations se sont complexifiées, les métiers se sont enrichis, la plupart des salariés ont maintenant des objectifs, des échéances, un entretien annuel. Tout est devenu urgent.

Aujourd’hui un salarié a souvent une diversité importante de missions et d’activités. Il a souvent à gérer de front les tâches quotidiennes, mais aussi des objectifs à moyen terme, voire à long terme. Il peut avoir à rendre compte à différentes personnes. Les flux d’informations qu’il reçoit subissent une inflation galopante. Plus responsabilisé qu’avant et souvent plus autonome, il vit en contrepartie une pression plus forte, et le stress jamais bien loin !

Or les journées n’ont que 24 heures… et chacun d’entre nous aimerait mieux ne pas les passer toutes au bureau ! On peut être naturellement organisé et se trouver en difficulté malgré tout.

Quels en sont les symptômes et les conséquences :

Un salarié débordé est souvent un salarié qui ne sait plus par quel bout prendre les choses, qui se disperse en essayant de tout faire à la fois. La tête dans le guidon et les mains dans le cambouis : il ne prend plus le temps de prendre du recul.

Par ailleurs les nouvelles technologies et les outils collaboratifs lui ont apporté un confort certain et une aide précieuse, mais leur utilisation peut aussi représenter un éparpillement supplémentaire

Il y a un moment où le salarié n’a plus de maîtrise de son emploi de temps : quand ses journées sont structurées par les flux et événements extérieurs, au lieu d’être structurées par ses décisions, ses planifications, ce qu’on attend réellement de lui ou ce qui le motive.

La formation à la gestion du temps et des priorités est une réponse bénéfique aussi bien pour l’employeur que pour le salarié.

En quoi est-elle une réponse ? Quelle peut en être la valeur ajoutée ?

 La formation va d’abord être l’occasion d’une prise de conscience. Elle va permettre de :

  • réfléchir à son poste et à ses missions,
  • identifier ou simplement se rappeler quelles doivent être nos priorités,
  • repérer les dimensions du poste qu’on a progressivement “désinvesties”,
  • envisager le rééquilibrage éventuel nécessaire etc.

La formation permet ensuite aux participants d’acquérir ou se réapproprier des outils et des méthodes qui peuvent lui permettre ce rééquilibrage, ce recul et l’adoption de nouvelles attitudes face à certaines situations.

Au final, elle permet au salarié de reprendre de la hauteur, de reprendre les rênes en main, de gagner en efficacité mais aussi en énergie et en sérénité. C’est parfois l’occasion également de retrouver des   éléments de motivation.

Pour l’entreprise, c’est un salarié souvent mieux dans sa peau, qui a su libérer du temps pour travailler à nouveau sur des missions de fond (réfléchir, organiser, faire évoluer son poste,  son service ou ses méthodes de travail…) et qui sait mieux répondre aux sollicitations, aux pressions et aux urgences par exemple.

Quels sont les thèmes principaux qui y sont travaillés ?

Outre la réflexion sur les missions, un diagnostic de l’emploi du temps ainsi qu’un état des lieux des pratiques sont effectués. Ils permettent de constater les conséquences sur son travail et son mental, ainsi que les conséquences sur les autres (son équipe, son hiérarchique, ses collègues ou sa famille), et d’identifier les changements souhaitables.

Les leviers à actionner sont multiples et correspondent aux différents objectifs pédagogiques de la formation :

  • Préparer, organiser, anticiper et planifier constituent l’un des thèmes majeurs.
  • Mieux travailler avec les autres en est un deuxième, qui permet d’aborder des aspects pouvant  relever de la communication (savoir dire non, mettre à plat une situation récurrente qui pose problème, conduire efficacement une réunion, mieux déléguer)
  • Gérer les urgences et les imprévus est également un thème incontournable.
  • On s’attellera aussi à trouver des solutions à tous les chronophages, qu’il s’agisse du téléphone, de la messagerie électronique, de l’environnement matériel et logistique etc.
  • Pour finir, la formation permet aussi un retour sur soi : nos points forts et comment mieux les exploiter, nos travers et comment mieux les combattre.

A qui cette formation s’adresse-t-elle ?

Elle s’adresse à tout salarié qui a un minimum d’autonomie dans son activité professionnelle : ce peut être une secrétaire, un assistant, un commercial, un formateur, un chef de produit, une assistante sociale, un informaticien, un cadre ou un technicien…

Elle aura beaucoup moins de valeur ajoutée pour un salarié qui effectue des tâches peu diversifiées et n’a pas le choix dans la façon d’organiser sa journée (par exemple un standardiste, un vendeur en magasin ou un cariste). Mais ces derniers pourront en tirer profit pour leur vie familiale.

Y a-t-il des contre-indications ?!

 Pas vraiment, mais lorsqu’un salarié est en désaccord profond sur certaines missions confiées, il pourra acquérir des compétences pour libérer du temps, mais le fera-t-il ? La formation est là pour faire monter un salarié en compétences, mais elle ne peut résoudre les problèmes de l’entreprise, ni générer la motivation à sa place.

Quelle durée préconisez-vous ?

Une formation de 2 jours permet d’aborder les fondamentaux, de prendre conscience des changements de cap (lorsqu’ils sont nécessaires) et d’acquérir les outils de base.

Selon le public une troisième journée est nécessaire ; elle permettra d’approfondir des thèmes comme la délégation.

Quel conseil donneriez-vous à une entreprise qui souhaite mettre en place ce type de formation ?

Bien la vendre à son personnel ! Trop souvent les participants sont conviés sur la base d’un intitulé : “Mieux gérer son temps”. Tel quel, le message qui leur est envoyé n’est pas très positif ! Le salarié vient en formation sans avoir la moindre idée de ce qu’on va bien pouvoir y faire ou lui dire, et en étant persuadé qu’il n’a rien à apprendre de ce côté-là.

Transmettre le programme complet est un minimum ; le formateur peut aussi donner des clés supplémentaires pour préparer la formation en amont.

 

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